Box, on-prem, cloud (modelos de entrega de software)

Formatos de entrega de software

Un formato de entrega de software es la manera en que el software se distribuye e instala en los ordenadores o sistemas. Estos formatos pueden variar según el tipo de software, la plataforma en la que debe ejecutarse y los requisitos específicos de instalación o despliegue.

Hoy en día existen tres enfoques principales en el sector del software:

1. Software en caja (Box): la compra de una licencia única "de por vida" para usar el programa.
2. En servidores propios (On-premise, on-prem): un modelo de suscripción en el que el software se instala y se ejecuta en los servidores del cliente.
3. Software en la nube (Cloud): acceso al programa mediante suscripción, con la necesidad de realizar pagos periódicos.

Box (versión en caja)

El formato de entrega "Box", o versión en caja, es el enfoque clásico: el programa se suministra en un embalaje físico o de forma electrónica. Las primeras versiones de software (sistemas operativos, paquetes ofimáticos, juegos, etc.) se distribuían precisamente como una "caja". Incluso hoy, al comercializar software, muchos fabricantes siguen presentando su producto como una caja que contiene un disco y un manual de usuario.

La esencia del enfoque es que el usuario adquiere un disquete, un CD, un DVD o una memoria USB que contiene los archivos de instalación del programa. Tras instalar el programa y activarlo introduciendo un número de serie, si el programa es de pago, el usuario obtiene la posibilidad de utilizarlo.

Ventajas de la versión en caja:

1. Ahorro económico a largo plazo. Una compra única del software puede resultar más rentable que los pagos periódicos por su uso a lo largo del tiempo.
2. Garantía de seguridad de los datos. El acceso a la información del software está limitado al comprador y a los usuarios conectados a su servidor. Esto garantiza la seguridad de los datos y el control total sobre ellos, siempre que el cliente haya tomado medidas para proteger sus servidores.
3. Personalización del programa. Al comprar la versión en caja de un programa, el cliente se convierte de hecho en su propietario, lo que le da la posibilidad de configurar y perfeccionar el producto según sus propias necesidades con la ayuda de especialistas internos o desarrolladores externos.

Desventajas de la versión en caja:

1. Coste elevado. La compra inicial del software puede suponer una carga financiera importante para las pequeñas empresas debido al elevado coste único. También es importante tener en cuenta que un gran pago inicial no descarta gastos futuros para desarrollar funciones adicionales o adquirir actualizaciones del desarrollador.
2. La necesidad de adquirir servidores. Instalar la versión en caja del software requiere comprar o alquilar un servidor de alto rendimiento, así como dedicar tiempo a su configuración. También es de importancia crítica proteger el servidor para que el acceso a sus datos solo sea posible para los usuarios de la red corporativa interna.
3. Falta de acceso remoto. Cuando solo se puede acceder al software desde la oficina, esto puede generar inconvenientes.

On-prem

El modelo on-premise (on-prem para abreviar) combina las ventajas de las versiones en caja (box) y en la nube (cloud): un modelo de pago por suscripción con el almacenamiento de datos en servidores propios.

Si dispone de potentes recursos de hardware, una empresa puede optar por desplegar el software en formato on-prem, lo que requiere tener su propio servidor. No obstante, también es posible utilizar una máquina alquilada, como IaaS, VPS o servidores dedicados ubicados fuera de la empresa.

Una ventaja clave de alojar el software en plataformas alquiladas es que libera a la empresa de los costes de soporte, actualizaciones, mantenimiento y electricidad del hardware del servidor. La única preocupación principal es pagar a tiempo el alquiler del servidor.

Ventajas de on-prem:

1. Control. Las organizaciones tienen control total sobre sus datos, su hardware y su software. Esto es especialmente importante para las empresas con altos requisitos de seguridad y confidencialidad de los datos.
2. Personalización. Dado que el software se instala directamente en el servidor propio del cliente, puede adaptarse minuciosamente a las necesidades específicas del negocio.
3. Costes únicos. En muchos casos, la compra de una licencia de software on-prem implica costes únicos, a diferencia de las suscripciones a servicios en la nube, donde los pagos se realizan de forma periódica.

Desventajas on-prem:

1. Costes iniciales. Costes iniciales elevados para adquirir servidores, hardware y licencias de software, así como gastos para crear y mantener la infraestructura de TI.
2. Mantenimiento y soporte. La organización es la única responsable del mantenimiento, las actualizaciones, las copias de seguridad y la recuperación ante desastres, lo que requiere contar con especialistas de TI cualificados.
3. Escalabilidad. Ampliar la infraestructura para soportar el crecimiento o los cambios del negocio puede ser complejo y costoso.
4. Inmovilidad. La ubicación física de la infraestructura limita la disponibilidad y la movilidad, a diferencia de las soluciones en la nube, que son accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet.

Cloud (versión en la nube)

El formato de entrega "Cloud", o versión en la nube, es una forma de proporcionar software, servicios y datos a través de internet. En este caso, el software y todos los recursos necesarios se almacenan en servidores remotos (en la "nube"), y los usuarios acceden a ellos mediante una interfaz web o aplicaciones. Este enfoque permite evitar tener que instalar y ejecutar las aplicaciones directamente en los ordenadores locales de los usuarios.

Ventajas de la versión en la nube:

1. Inicio rápido. El proveedor aloja el software en servidores de alto rendimiento, garantizando un alto rendimiento y la protección de los datos. No es necesario adquirir servidores propios ni ocuparse de su configuración. El cliente puede registrarse al instante y empezar a trabajar con el programa de inmediato.
2. Acceso desde cualquier lugar. Los usuarios pueden conectarse al programa en línea de inmediato. Esta posibilidad de acceso remoto contribuye a aumentar la flexibilidad y la movilidad del trabajo del personal.
3. Actualización de funciones. El equipo de desarrollo del proveedor trabaja continuamente para mejorar el producto de software. Los creadores de los programas prestan atención a las necesidades de los usuarios y recopilan activamente sus opiniones. Esto significa que, aunque en este momento falte alguna función en el programa, existe una alta probabilidad de que se incorpore pronto.
4. Soporte técnico. Elimina la necesidad de recurrir a especialistas técnicos externos o de contratarlos para resolver fallos técnicos. Si surgen problemas al usar el software, el servicio de soporte técnico del proveedor ofrecerá ayuda y responderá a cualquier pregunta.

Desventajas de la versión en la nube:

1. Coste final. Con el tiempo, el importe total de los gastos puede resultar considerable. A largo plazo, el cliente pagará más por usar el programa que si hubiera preferido comprar la versión en caja.
2. Riesgo de fuga de datos. Es importante confiar en la fiabilidad del proveedor al almacenar toda la información corporativa en sus servidores. La seguridad de los datos puede verse comprometida y el acceso al software puede quedar restringido.
3. Limitación de funciones. Los usuarios no tienen la posibilidad de realizar cambios en el código del programa, lo que limita su capacidad de personalizar el producto. Todas las solicitudes de modificación de funciones requieren la aprobación y la implementación por parte del proveedor.
4. Dependencia de internet. Si no hay internet, el usuario pierde la posibilidad de usar el programa y de acceder a sus datos hasta que se restablezca la conexión.

Conclusión

Conviene elegir la forma de entrega del programa en función de las posibilidades económicas propias y de las particularidades del software que se adquiere.

Los principales programas para ordenadores (como los sistemas operativos, los paquetes ofimáticos, los editores gráficos y el software especializado por sectores) suele ser preferible adquirirlos en formato físico, es decir, en una versión "en caja".

Para el software orientado al negocio —por ejemplo, los servicios de encuestas en línea, los sistemas de gestión documental electrónica (EDMS), las bases de datos de clientes (CRM), los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPM) y los programas de contabilidad para pequeñas y medianas empresas— suele ser más adecuada la versión en la nube. Para las grandes organizaciones funcionan bien tanto las soluciones "en caja" como la instalación en servidores propios (on-premises).