SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Os convites para a pesquisa e os lembretes aos respondentes saem por e-mail. Para que sejam enviados a partir da sua caixa de correio ou do seu domínio, o criador de pesquisas precisa de uma forma de enviar e-mails: é para isso que serve o SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), o método comum em toda a internet de "passar uma mensagem de servidor para servidor".

Você pode permitir que o serviço envie os e-mails por conta própria (caso em que o campo "De" mostra o endereço do serviço) ou informar os parâmetros do seu próprio servidor de e-mail, e os respondentes recebem as mensagens em seu nome. O SurveyNinja oferece as duas opções; o seu próprio SMTP é configurado na seção de configurações e costuma proporcionar melhor entregabilidade e um remetente mais reconhecível. Veja também o envio de e-mails e as notificações

De forma simples: o SMTP descreve como uma máquina entrega uma mensagem a outra; sem ele, o envio programático de e-mail é impossível.

Definição

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - o protocolo pelo qual um sistema entrega uma mensagem de e-mail a outro (remetente - destinatário). Um aplicativo ou serviço atua como cliente: conecta-se a um servidor de e-mail por SMTP, informa a ele o "de", o "para", o texto e, se necessário, os anexos, e o servidor cuida da entrega. O SMTP não regula o recebimento de e-mails (disso cuidam o IMAP ou o POP3). Em um cenário de pesquisas: a plataforma de pesquisas é esse cliente; ela envia convites, lembretes e avisos sobre novas respostas. A origem do envio pode ser compartilhada (os servidores do serviço, um domínio como surveyninja.io) ou própria: e-mail corporativo, seu próprio domínio, um relay. Relacionado a email-notification.

Em resumo: por meio do SMTP você dá ao serviço de pesquisas a capacidade de enviar e-mails. As portas mais usadas: 25 (sem criptografia), 587 (TLS), 465 (SSL).

O papel do SMTP na distribuição de pesquisas

Enviar o link de uma pesquisa a uma lista de endereços, mandar um lembrete a quem não abriu ou não terminou o formulário, avisar o dono da pesquisa sobre uma nova resposta ou um limite atingido: tudo isso é e-mail de saída. O SMTP o torna possível. Se ele estiver ausente ou bloqueado, as mensagens não são enviadas ou caem no spam. Os envios acionados por eventos (uma pesquisa após uma compra, após um cadastro) também dependem do e-mail de saída e, portanto, do SMTP.

Enviar "pelo serviço" versus pelo seu próprio SMTP

Pelo serviço. A plataforma usa a própria infraestrutura de e-mail. O campo "De" mostrará algo como [email protected]. A favor: zero configuração. Contra: o remetente não é seu, alguns sistemas de e-mail tratam essas mensagens com mais rigor, e ainda há limites diários na quantidade de mensagens.

Pelo seu próprio SMTP. Nas configurações você informa o host, a porta, o usuário e a senha do seu servidor de e-mail (e-mail corporativo, hospedagem ou um relay como SendGrid ou Mailgun). As mensagens de saída passam pelo seu servidor e o cabeçalho "De" mostra o seu domínio. A favor: um remetente reconhecível e, com SPF/DKIM corretos, normalmente uma chance maior de a mensagem chegar à Caixa de entrada. Contra: você precisa de um SMTP funcionando e deve informá-lo corretamente.

Para grandes volumes de convites, o habitual é recomendar o seu próprio SMTP ou uma integração com um serviço transacional: assim o risco de ser filtrado como spam é menor.

Parâmetros para conectar o seu próprio SMTP

Servidor e porta. Um endereço do tipo smtp.yandex.com, smtp.gmail.com etc., além de uma porta. Para uma transmissão segura, costuma-se usar 587 (TLS) ou 465 (SSL). A porta 25 sem criptografia é bloqueada por muitos provedores.

Acesso. O usuário e a senha com os quais o servidor deixa você entrar. Para o Yandex e o Gmail, com a autenticação de dois fatores ativada, você precisa não da senha comum, mas de uma "senha de aplicativo" (ou de uma permissão de aplicativo). Veja 2FA: com 2FA, quase sempre se usa uma senha de aplicativo separada para o SMTP.

O campo "De". O endereço e o nome que o destinatário vê. O ideal é um domínio a partir do qual o envio esteja realmente configurado; caso contrário, o risco de spam é maior. Os registros SPF e DKIM desse domínio aumentam a confiança dos sistemas de e-mail.

Por que as mensagens não chegam e como reduzir o spam

Causas: a mensagem foi para o spam, o host do destinatário a rejeitou, um erro de digitação no endereço. Para reduzir o risco: um "De" com sentido (não um noreply@... aleatório), SPF/DKIM configurados, enviar apenas a uma lista consentida ou atualizada e a possibilidade de cancelar a inscrição (que costuma ser adicionada ao modelo do e-mail). Muitos provedores de SMTP têm limites de mensagens por hora/dia: ao planejar um envio, verifique as cotas.

Erros comuns na configuração

Porta 25. Em muitas hospedagens e provedores ela está fechada. Use 587 ou 465.

Uma senha comum em vez de uma senha de aplicativo. Com 2FA no Gmail e no Yandex, o acesso por SMTP exige justamente uma senha de aplicativo: a senha principal não vai funcionar.

Sem SPF/DKIM. As mensagens "de" o seu domínio sem esses registros caem no spam com mais frequência. Adicione-os ao DNS no seu registrador.

Um envio enorme por uma caixa de correio pessoal. O Gmail e similares limitam o volume. Para centenas e milhares de mensagens: SMTP corporativo ou um serviço transacional.

Como configurar o SMTP no SurveyNinja

Por padrão, o SurveyNinja envia convites e notificações pelo próprio sistema. Para que as mensagens saiam do seu domínio e pelo seu servidor, informe nas configurações o host, a porta, o usuário, a senha e o endereço do remetente. Após salvar, os convites para a pesquisa serão enviados em seu nome, o que muitas vezes melhora a taxa de abertura; as notificações sobre novas respostas também irão pelo canal escolhido.

Notificações sem SMTP: webhook

Alguns serviços oferecem webhook: diante de um evento (uma nova resposta, a conclusão de uma pesquisa) uma solicitação HTTP é enviada à sua URL. Isso é prático para conectar as pesquisas a um CRM, a bancos de dados ou a mensageiros. Mas um webhook não consegue enviar convites a uma lista de respondentes: para isso ainda são necessários o e-mail e o SMTP. Um esquema sensato: convites por SMTP, avisos para você por webhook ou e-mail.

Portas 25, 587, 465

25 - a porta clássica sem criptografia; provedores e hospedagens costumam bloqueá-la.

587 - a porta com STARTTLS (criptografia após estabelecer a conexão). A escolha ideal para envio.

465 - SMTPS, criptografia desde o primeiro byte. Também é frequentemente suportada.

Se o envio não funcionar, certifique-se de ter escolhido uma porta que esteja realmente aberta no seu servidor de e-mail e de que o firewall não a bloqueie.

Verificação após a configuração

Envie a si mesmo uma mensagem de teste pelo serviço de pesquisas: assim verifica-se tanto a autorização quanto se a mensagem acaba no spam. "Authentication failed": confira de novo o usuário, a senha e, com 2FA, o uso de uma senha de aplicativo. Um tempo limite ao conectar: a porta está fechada ou filtrada; tente outra porta (587/465) ou consulte o provedor. O código de erro SMTP nos registros do serviço indicará a causa exata.

O teste foi bem-sucedido: a mensagem está na Caixa de entrada e não no spam. Depois disso você pode ativar o envio de convites. No início, é melhor enviar a um grupo limitado e avaliar a entregabilidade e a taxa de abertura, e depois escalar.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - o protocolo pelo qual o e-mail é enviado. Nas plataformas de pesquisas é usado para convites, lembretes e avisos. Você pode enviar "pelo serviço" ou pelo seu próprio SMTP para mensagens do seu domínio. No SurveyNinja, o seu próprio SMTP é configurado seguindo o guia de ajuda. Termos relacionados: email-out, email-notification, webhook.