SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Las invitaciones a la encuesta y los recordatorios a los encuestados se envían por correo electrónico. Para que salgan desde tu buzón o dominio, el creador de encuestas necesita una forma de enviar correo: para eso sirve SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), el método comun en todo internet de "pasar un mensaje de servidor a servidor".

O bien permites que el servicio envíe el correo por su cuenta (en cuyo caso el campo "De" muestra la dirección del servicio), o bien indicas los parámetros de tu propio servidor de correo, y los encuestados reciben los mensajes a tu nombre. SurveyNinja admite ambas opciones; tu propio SMTP se configura en la sección de ajustes y normalmente ofrece mejor entregabilidad y un remitente más reconocible. Consulta también el envío de correos y las notificaciones

En términos simples: SMTP describe cómo una máquina entrega un mensaje a otra; sin él, el envío programático de correo es imposible.

Definición

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - el protocolo mediante el cual un sistema entrega un mensaje de correo a otro (remitente - destinatario). Una aplicación o servicio actúa como cliente: se conecta a un servidor de correo por SMTP, le indica el "de", el "para", el texto y, si hace falta, los adjuntos, y el servidor se encarga de la entrega. SMTP no regula la recepción del correo (de eso se ocupan IMAP o POP3). En un escenario de encuestas: la plataforma de encuestas es ese cliente; envía invitaciones, recordatorios y avisos sobre nuevas respuestas. El origen del envío puede ser compartido (los servidores del servicio, un dominio como surveyninja.io) o propio: correo corporativo, tu propio dominio, un relay. Relacionado con email-notification.

En resumen: a través de SMTP le das al servicio de encuestas la capacidad de enviar correo. Los puertos más usados: 25 (sin cifrado), 587 (TLS), 465 (SSL).

El papel de SMTP en la distribución de encuestas

Enviar el enlace de una encuesta a una lista de direcciones, mandar un recordatorio a quienes no abrieron o no terminaron el formulario, avisar al propietario de la encuesta sobre una nueva respuesta o un límite alcanzado: todo esto es correo saliente. SMTP lo hace posible. Si falta o está bloqueado, los mensajes no se envían o caen en spam. Los envíos disparados por eventos (una encuesta tras una compra, tras un registro) también dependen del correo saliente y, por tanto, de SMTP.

Enviar "desde el servicio" frente a hacerlo por tu propio SMTP

A través del servicio. La plataforma usa su propia infraestructura de correo. El campo "De" mostrará algo como [email protected]. A favor: cero configuración. En contra: el remitente no es tuyo, algunos sistemas de correo tratan esos mensajes con más rigor, y además hay límites diarios en la cantidad de mensajes.

A través de tu propio SMTP. En los ajustes introduces el host, el puerto, el usuario y la contraseña de tu servidor de correo (correo corporativo, hosting o un relay como SendGrid o Mailgun). Los mensajes salientes pasan por tu servidor y el encabezado "De" muestra tu dominio. A favor: un remitente reconocible y, con SPF/DKIM correctos, normalmente una mayor probabilidad de que el mensaje llegue a la Bandeja de entrada. En contra: necesitas un SMTP en funcionamiento y debes introducirlo correctamente.

Para grandes volúmenes de invitaciones, lo habitual es recomendar tu propio SMTP o una integración con un servicio transaccional: así el riesgo de ser filtrado como spam es menor.

Parámetros para conectar tu propio SMTP

Servidor y puerto. Una dirección del tipo smtp.yandex.com, smtp.gmail.com, etc., más un puerto. Para una transmisión segura suele usarse 587 (TLS) o 465 (SSL). El puerto 25 sin cifrado está bloqueado por muchos proveedores.

Acceso. El usuario y la contraseña con los que el servidor te deja entrar. Para Yandex y Gmail, con la autenticación de dos factores activada, no necesitas la contraseña normal sino una "contraseña de aplicación" (o un permiso de aplicación). Consulta 2FA: con 2FA casi siempre se usa una contraseña de aplicación aparte para SMTP.

El campo "De". La dirección y el nombre que ve el destinatario. Lo ideal es un dominio desde el que el envío esté realmente configurado; de lo contrario el riesgo de spam es mayor. Los registros SPF y DKIM de ese dominio aumentan la confianza de los sistemas de correo.

Por qué los mensajes no llegan y cómo reducir el spam

Causas: el mensaje fue a spam, el host del destinatario lo rechazó, un error en la dirección. Para reducir el riesgo: un "De" con sentido (no un noreply@... aleatorio), SPF/DKIM configurados, enviar solo a una lista consentida o actualizada, y la posibilidad de darse de baja (que suele añadirse a la plantilla del correo). Muchos proveedores de SMTP tienen límites de mensajes por hora/día: al planificar un envío, revisa las cuotas.

Errores frecuentes en la configuración

Puerto 25. En muchos hostings y proveedores está cerrado. Usa 587 o 465.

Una contraseña normal en lugar de una contraseña de aplicación. Con 2FA en Gmail y Yandex, el acceso por SMTP requiere precisamente una contraseña de aplicación: la contraseña principal no funcionará.

Sin SPF/DKIM. Los mensajes "de" tu dominio sin estos registros caen en spam con más frecuencia. Añádelos al DNS en tu registrador.

Un envío enorme desde un buzón personal. Gmail y similares limitan el volumen. Para cientos y miles de mensajes: SMTP corporativo o un servicio transaccional.

Cómo configurar SMTP en SurveyNinja

De forma predeterminada, SurveyNinja envía invitaciones y notificaciones a través de su propio sistema. Para que los mensajes salgan desde tu dominio y por tu servidor, indica en los ajustes el host, el puerto, el usuario, la contraseña y la dirección del remitente. Tras guardar, las invitaciones a la encuesta se enviarán a tu nombre, lo que a menudo mejora la tasa de apertura; las notificaciones sobre nuevas respuestas también irán por el canal elegido.

Notificaciones sin SMTP: webhook

Algunos servicios admiten webhook: ante un evento (una nueva respuesta, la finalización de una encuesta) se envía una solicitud HTTP a tu URL. Resulta cómodo para conectar las encuestas con un CRM, bases de datos o mensajeros. Pero un webhook no puede enviar invitaciones a una lista de encuestados: para eso siguen haciendo falta el correo y SMTP. Un esquema sensato: invitaciones por SMTP, avisos para ti por webhook o correo.

Puertos 25, 587, 465

25 - el puerto clásico sin cifrado; proveedores y hostings suelen bloquearlo.

587 - el puerto con STARTTLS (cifrado después de establecer la conexión). La opción óptima para enviar.

465 - SMTPS, cifrado desde el primer byte. También se admite con frecuencia.

Si el envío no funciona, asegúrate de haber elegido un puerto que esté realmente abierto en tu servidor de correo y de que el firewall no lo bloquee.

Verificación tras la configuración

Envíate un mensaje de prueba desde el servicio de encuestas: así se comprueba tanto la autorización como si el mensaje acaba en spam. "Authentication failed": revisa de nuevo el usuario, la contraseña y, con 2FA, el uso de una contraseña de aplicación. Un tiempo de espera agotado al conectar: el puerto está cerrado o filtrado; prueba otro puerto (587/465) o consulta con el proveedor. El código de error SMTP en los registros del servicio indicará la causa exacta.

La prueba es satisfactoria: el mensaje está en la Bandeja de entrada y no en spam. Después puedes activar el envío de invitaciones. Al principio es mejor enviar a un grupo limitado y evaluar la entregabilidad y la tasa de apertura, y luego escalar.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - el protocolo mediante el cual se envía el correo electrónico. En las plataformas de encuestas se usa para invitaciones, recordatorios y avisos. Puedes enviar "desde el servicio" o por tu propio SMTP para mensajes desde tu dominio. En SurveyNinja, tu propio SMTP se configura siguiendo la guía de ayuda. Términos relacionados: email-out, email-notification, webhook.