Encuesta de efectividad del equipo: preguntas, puntuación y qué hacer después

Una encuesta de efectividad del equipo pregunta a las personas de un equipo qué tan bien está organizado, cómo trabaja en conjunto y qué entrega. Aquí tienes 28 afirmaciones listas en siete bloques, la investigación de la que salen y cómo puntuar y comentar las respuestas cuando el equipo tiene ocho personas, no ochocientas.

No es una encuesta de compromiso. El compromiso trata de cómo se sienten las personas con su trabajo y con la empresa, y nuestra guía de la encuesta de compromiso de los empleados lo cubre. Tampoco es una evaluación 360, porque la 360 mira a una sola persona. Aquí la unidad es el equipo, así que cada afirmación habla de «este equipo» o de «nosotros», y los resultados vuelven al propio equipo. Si prefieres partir de un formulario listo, la plantilla de cuestionario de efectividad del equipo se puede editar para que coincida con las preguntas de abajo.

Qué hace efectivo a un equipo, según la investigación

El psicólogo organizacional J. Richard Hackman juzgaba a un equipo con tres criterios. Primero, ¿su trabajo cumple lo que esperan quienes lo reciben? Segundo, ¿su forma de trabajar aumenta su capacidad de trabajar juntos la próxima vez? Tercero, ¿formar parte del equipo suma al aprendizaje y al bienestar de sus miembros, en lugar de desgastarlos? Un equipo que entrega a tiempo pero agota a la mitad de su gente no pasa la tercera prueba. Hackman, Ruth Wageman y Erin Lehman construyeron después el Team Diagnostic Survey en torno a las condiciones que favorecen esos resultados, como una dirección clara, una estructura sólida y el apoyo de la organización. Su artículo de 2005 lo puso a prueba con 2.474 miembros de 321 equipos.

Google hizo su propio estudio, el Proyecto Aristóteles, con 180 equipos: 115 equipos de proyecto de ingeniería y 65 equipos de ventas. La efectividad se calificó de cuatro maneras, por directivos, por líderes de equipo, por los propios miembros y por las ventas frente a la cuota. Salieron cinco dinámicas, en orden de importancia: seguridad psicológica, confiabilidad, estructura y claridad, sentido e impacto. Varios factores no mostraron un vínculo significativo con la efectividad en Google: trabajar en la misma oficina, decidir por consenso, la extroversión, el desempeño individual, la carga de trabajo, la antigüedad, el tamaño del equipo y la permanencia en él. La propia guía de Google añade una advertencia justa. Otras organizaciones pueden encontrar algo distinto.

La primera dinámica tiene una historia más larga. En 1999, Amy Edmondson definió la seguridad psicológica del equipo como «una creencia compartida de que el equipo es seguro para asumir riesgos interpersonales». Su estudio abarcó a 427 miembros de 51 equipos de una empresa manufacturera. Los equipos con más seguridad mostraban más conductas de aprendizaje, como pedir ayuda y hablar de los errores, y esas conductas se relacionaban a su vez con el desempeño.

De esta investigación salen tres cosas por las que vale la pena preguntar: lo que el equipo recibe, cómo trabaja y lo que produce. El cuestionario de abajo sigue ese orden.

Preguntas para una encuesta de efectividad del equipo

Cada afirmación se responde en una escala de acuerdo de cinco puntos, de totalmente en desacuerdo a totalmente de acuerdo, con una palabra en cada punto. Nuestra página de ejemplos de escalas de valoración tiene las etiquetas listas para copiar. Cuatro afirmaciones por bloque bastan para cubrir un tema sin preguntar dos veces lo mismo.

1. Objetivos y dirección

• Sé qué quiere lograr este equipo este trimestre.
• Nuestros objetivos son lo bastante concretos para saber si los cumplimos.
• Los miembros del equipo coinciden en qué es lo más importante ahora.
• Entiendo cómo se conecta nuestro trabajo con lo que necesita la empresa.

2. Roles y estructura

• Sé qué se espera de mí en este equipo.
• Está claro quién decide qué.
• El equipo tiene las personas y las habilidades que su trabajo requiere.
• El trabajo se reparte de forma justa entre los miembros del equipo.

3. Recursos y apoyo

• Tenemos las herramientas y la información que necesitamos para trabajar.
• Cuando necesitamos ayuda de otros equipos, la recibimos a tiempo.
• Nuestra carga de trabajo es realista para el tiempo que tenemos.
• Nuestro líder quita los obstáculos que nosotros no podemos quitar.

Los puntajes bajos en este bloque rara vez son culpa del equipo. El presupuesto, las herramientas y las prioridades de otros equipos se deciden por encima de él, y por eso el bloque necesita su propio lugar en la encuesta.

4. Seguridad psicológica

• Puedo admitir un error en este equipo sin que se use en mi contra.
• Es seguro estar en desacuerdo con el líder del equipo en una reunión.
• Los miembros de este equipo pueden plantear problemas y temas difíciles.
• Es fácil pedir ayuda a otros miembros de este equipo.

La primera, la tercera y la cuarta afirmación están adaptadas de la escala de siete ítems de Edmondson, que usaba una respuesta de siete puntos, de muy inexacto a muy exacto. Su encuesta mezclaba frases positivas y negativas para reducir el sesgo de respuesta automática. Si conviertes algunas afirmaciones en negativas, invierte su puntaje antes de promediar nada.

5. Confiabilidad

• Cuando un compañero dice que hará algo, lo hace.
• El trabajo que recibo de mis compañeros sirve como base para seguir.
• Por lo general cumplimos los plazos que nos ponemos.
• Los problemas en el trabajo de alguien se avisan pronto, no el día de la entrega.

6. Comunicación y coordinación

• Recibo de mis compañeros la información que necesito sin tener que perseguirla.
• Nuestras reuniones terminan con decisiones claras y responsables.
• Resolvemos los desacuerdos en lugar de evitarlos.
• Sé en qué está trabajando cada compañero esta semana.

7. Resultados y crecimiento

• Quienes reciben nuestro trabajo están satisfechos con él.
• Este equipo trabaja cada vez mejor en conjunto.
• Trabajar en este equipo me ayuda a aprender y crecer.
• Me gustaría seguir trabajando con este equipo.

El último bloque sigue los tres criterios de Hackman. Evita que la encuesta se convierta en un termómetro de ánimo, porque un equipo puede sentirse muy bien y aun así entregar un trabajo que nadie quiere.

Tres preguntas abiertas para añadir

Cierra la encuesta con dos o tres preguntas abiertas. Los puntajes muestran dónde mirar. Las respuestas abiertas muestran qué pasó en realidad, y con esos ejemplos se arma la reunión de cierre.

• ¿Qué cosa ayudaría a este equipo a trabajar mejor?
• ¿Qué debería dejar de hacer este equipo?
• ¿Qué hace bien este equipo que deberíamos proteger?

En un equipo pequeño, las personas reconocen la forma de escribir de los demás. Dilo antes de la encuesta y comparte temas en la reunión, no citas textuales. Nuestra nota sobre preguntas abiertas y cerradas explica cómo agrupar las respuestas en temas.

Cómo aplicarla en un equipo pequeño

Responde todo el equipo, incluidas las personas que llegaron hace poco. El líder también responde, pero por separado. La diferencia entre lo que ve el líder y lo que ve el equipo suele ser el hallazgo más útil de todo el ejercicio.

Lo difícil es el anonimato, porque los equipos son pequeños. Un mínimo de trabajo habitual es de cinco a siete respuestas: por debajo de eso, un resultado publicado está muy cerca de nombrar a las personas. Nuestra guía de encuestas anónimas explica la regla y cómo se rompe. Con un equipo de cuatro, deja de lado los números y haz una conversación con un facilitador, o une el equipo con otro cercano. Tampoco preguntes por el puesto, la antigüedad o la ubicación. En un equipo de ocho, dos preguntas así suelen bastar para señalar a una persona.

Elige un momento tranquilo. Una encuesta en la semana de una entrega grande, o justo después de una reorganización, mide esa semana y no al equipo. Un buen punto es el final de una fase del proyecto, y otra vez unos tres meses después de la reunión de cierre, con las mismas afirmaciones.

Mantén la extensión en las 28 afirmaciones y las tres preguntas abiertas. Si necesitas algo más, quita un bloque en lugar de sumar otro.

Cómo puntuar los resultados

Empieza por los conteos, no por los porcentajes. En un equipo de ocho, una persona mueve la proporción de acuerdo 12,5 puntos, así que «5 de 8 están de acuerdo» es más honesto que «62,5%». En cada afirmación, cuenta cuántas personas estuvieron de acuerdo (4 o 5), quedaron neutrales (3) o en desacuerdo (1 o 2). En cada bloque, promedia las cuatro afirmaciones de cada persona y luego promedia todo el equipo.

Este es un ejemplo práctico con una pregunta de cada bloque, respondida por un equipo de ocho.

Destacan tres cosas. Recursos es el bloque más bajo, con 2,6: solo una persona de ocho está de acuerdo y cuatro respondieron 2. Aquí el equipo coincide consigo mismo, y eso lo vuelve un problema de condiciones: la solución está en manos de quien controla las herramientas, el presupuesto o las prioridades del otro equipo. Comunicación queda en 3,1, con cinco respuestas neutrales. Un grupo de neutrales suele significar que la gente no está segura, así que en la reunión conviene preguntar qué falta y no qué está mal. Roles y seguridad psicológica promedian 3,5 y en los dos hay cinco personas de acuerdo. Sin embargo, no son el mismo resultado, y la siguiente sección explica por qué.

Mismo promedio, otro equipo: cómo leer una división

En roles, una persona respondió 2 y el resto se agrupó en torno al 3 y al 4. En seguridad psicológica, tres personas respondieron 1 o 2 mientras otras tres respondieron 5. Los promedios coinciden, pero la segunda fila describe dos experiencias distintas del mismo equipo, y un promedio no describe ninguna de las dos.

Una división así es el hallazgo más delicado que puede dar una encuesta de equipo. No intentes averiguar quién respondió 1. En un equipo de ocho, adivinar es fácil y siempre hace daño. Muestra la distribución. Di con claridad que una parte del equipo no se siente segura para hablar. Después pide ejemplos de una forma que siga siendo anónima, como un seguimiento breve con una sola pregunta abierta. Si el líder es parte del problema, esa conversación debe llevarla un facilitador de fuera del equipo.

Comparar equipos y seguir los cambios

Compara primero a un equipo consigo mismo. Las mismas afirmaciones, la misma escala y una época parecida del año dan una comparación justa, y un cambio menor que el peso de una persona es ruido. Comparar equipos es posible cuando varios responden la misma encuesta, y nuestra guía de tablas cruzadas en encuestas muestra cómo armar la tabla. Aplica el tamaño mínimo de grupo a cada celda.

Si aplicas la encuesta en muchos equipos, revisa que las afirmaciones de cada bloque midan una sola cosa. El alfa de Cronbach sirve para eso, pero necesita una cantidad razonable de respuestas. Con las ocho respuestas de un solo equipo, la estimación es demasiado inestable para decirte mucho.

La reunión de cierre: de los puntajes a dos cambios

Comparte los resultados con el equipo en un plazo de dos semanas, mientras la gente todavía recuerda haber respondido. Muestra los promedios por bloque y el gráfico de distribución, y dedica la reunión solo a dos cosas: el bloque más bajo y el más dividido.

Acuerda con el equipo como máximo dos cambios, cada uno con un responsable y una fecha. En un problema de condiciones, el responsable suele estar fuera del equipo, así que el trabajo del líder es llevar el resultado hacia arriba y volver con una respuesta. Una jornada de integración no arregla un problema de recursos. Tres meses después, repite la misma encuesta y revisa si esos dos bloques se movieron.

Encuesta de efectividad del equipo, de compromiso y 360

Las tres encuestas responden preguntas distintas, así que aplicar una no reemplaza a otra. Para la mirada individual, consulta nuestra guía de la evaluación 360.

Errores comunes

• Afirmaciones sobre «la empresa» en una encuesta sobre un solo equipo.
• Publicar resultados de un equipo de tres.
• Preguntar por el puesto y la antigüedad, lo que identifica a las personas en un equipo pequeño.
• Usar las respuestas en evaluaciones de desempeño individuales.
• Reportar solo el promedio y pasar por alto una división.
• Responder a un problema de recursos con una jornada de integración.
• Aplicar la encuesta una vez y no repetirla nunca, de modo que nadie sabe si los cambios funcionaron.

Cómo crear una encuesta de efectividad del equipo en SurveyNinja

Parte de la plantilla de cuestionario de efectividad del equipo o arma la encuesta con las 28 afirmaciones de arriba. Usa el elemento Escala con cinco puntos etiquetados para las afirmaciones y agrega las preguntas abiertas al final. También puedes generar un primer borrador con el generador de encuestas de RR. HH. y editarlo. Si varios equipos responden la misma encuesta, agrega una pregunta cerrada con el nombre del equipo y usa los filtros del reporte para ver un equipo a la vez, pero solo en los equipos que superan tu tamaño mínimo de grupo. Exporta las respuestas cuando quieras comparar bloques o rondas. Para equipos distribuidos, nuestra página de encuestas para equipos remotos tiene más ideas. Puedes empezar a crear gratis.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una encuesta de efectividad del equipo?

Es un cuestionario que responden los miembros de un equipo sobre qué tan bien está organizado, cómo trabaja en conjunto y qué entrega. Los resultados vuelven al equipo y se convierten en la agenda de una conversación sobre qué cambiar.

¿Qué preguntas debe incluir una encuesta de trabajo en equipo?

Afirmaciones en siete bloques: objetivos, roles, recursos, seguridad psicológica, confiabilidad, comunicación, y resultados y crecimiento. Cada una se califica en una escala de acuerdo de cinco puntos, y dos o tres preguntas abiertas al final recogen ejemplos.

¿Cuántas preguntas debe tener una encuesta de efectividad del equipo?

Unas 28 afirmaciones y tres preguntas abiertas son un tamaño manejable. Cuatro afirmaciones por bloque cubren un tema sin repetirlo. Si necesitas acortar la encuesta, quita un bloque entero en lugar de recortar un poco de todos.

¿La encuesta de efectividad del equipo debe ser anónima?

Por lo general sí, pero el anonimato en un equipo pequeño es frágil. Publica solo grupos por encima de un tamaño mínimo, a menudo de cinco a siete respuestas, no preguntes por puesto ni antigüedad y comparte temas de las respuestas abiertas en lugar de citas.

¿Cómo se puntúa una encuesta de efectividad del equipo?

Cuenta cuántas personas estuvieron de acuerdo, neutrales o en desacuerdo con cada afirmación, promedia cada bloque y mira la dispersión además del promedio. En un equipo de ocho, una persona vale 12,5 puntos, así que reporta conteos como 5 de 8.

¿Cada cuánto conviene aplicar la encuesta?

Repítela unos tres meses después de la reunión de cierre, cuando los cambios acordados ya tuvieron tiempo de funcionar. Mantén las mismas afirmaciones y la misma escala en cada ronda para que los resultados se puedan comparar.